Freelance Kwartiermaker Procesmanager Stadsbrede Evenementen (ZZP)

• Motivatie mbt de eisen is verplicht

Kun jij ons adviseren hoe we stadsbrede evenementen in Tilburg: Carnaval, Koningsnacht- en dag, 11/11 en de jaarwisseling beter en slimmer kunnen organiseren? Ben jij gelijktijdig onze procesmanager, die zorgt voor samenhang, overzicht en regie, zodat deze evenementen veilig, goed georganiseerd en soepel verlopen? Dan zijn we opzoek naar je.

Daarnaast organiseert het college soms zelf een feest of evenement voor de stad en dorpen, bijvoorbeeld een huldiging van een sportclub. Hoe organiseren we dit binnen de gemeentelijke organisatie? Welke rolverdeling en werkwijze past daarbij? Op deze vragen is behoefte aan een helder antwoord. De gemeente Tilburg zoekt een kwartiermaker die de rol van procesmanager stadsbrede evenementen tijdelijk invult én ontwikkelt. Je onderzoekt in de praktijk wat nodig is om de coördinatie van stadsbrede evenementen en van evenementen met een bestuurlijke component structureel en toekomstbestendig te organiseren.

In afstemming met collega’s uit verschillende disciplines breng je processen, verantwoordelijkheden, kosten en samenwerking in kaart en vertaal je dit naar een duidelijke werkwijze.

Doel van de functie:

Als kwartiermaker procesmanager stadsbrede evenementen ben je verantwoordelijk voor de integrale coördinatie, voorbereiding en uitvoering van stadsbrede evenementen. Je verbindt beleid, uitvoering en partners en zorgt voor duidelijke afspraken, rolverdeling en besluitvorming.

Je werkt toe naar:

• een heldere aanpak en governance voor stadsbrede evenementen;

• een advies over rollen, taken en verantwoordelijkheden, inclusief budgetaire en capacitaire uitgangspunten.

• een goed functionerende samenwerking tussen gemeente, organisatoren, stichtingen, horeca, hulpdiensten en de stad.

• richtlijnen voor situaties waarin de gemeente zelf evenementen organiseert (bv. Een huldiging van Willem 2 of een verjaardag van de stad)

Verantwoordelijkheden:

• Coördineren en adviseren op de vier stadsbrede evenementen.

• Creëren van draagvlak en betrokkenheid binnen en buiten de organisatie.

• Schakelen tussen bestuur, gemeentelijke organisatie, hulpdiensten en organisatoren.

• Bewaken van kwaliteit, voortgang en deadlines (waaronder vergunningaanvragen) en het oplossen van knelpunten.

• Onderhouden en versterken van samenwerkingsrelaties met interne en externe partners.

• Optreden als dag-coördinator en voorzitter van het coördinatiecentrum tijdens evenementendagen.

• Evalueren van processen en evenementen

We zoeken iemand die hart heeft voor de evenementen en de belangen van de inwoners, bezoekers, organisatoren, collega’s en het stadsbestuur kan verenigen en uitdragen.

Functie-eisen:

• HBO/WO werk- en denkniveau, een opleiding bijvoorbeeld in de richting van Event Management, Facility Management, Veiligheidskunde of Projectmanagement;

• Ervaring als kwartiermaker of in het opzetten van nieuwe processen/structuren

• Ervaring in een bestuurlijke omgeving;

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring;

• Je bent 24 uur per week inzetbaar. De weekuren zijn flexibel inzetbaar, afhankelijk van voorbereiding en uitvoering van stadsbrede evenementen

• Sterke communicatieve vaardigheden en een verbindende, proactieve houding.

• Stressbestendigheid en beschikbaarheid tijdens evenementendagen